Kế hoạch tổ chức hội thảo là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp vạch rõ được kế hoạch cần phải chuẩn bị để triển khai sự kiện một cách hợp lý. Hiện nay một số doanh nghiệp vẫn đang loay hoay về các thức tổ chức hội như thế nào để thành công nhất. Ngay bây giờ, LuxEvent sẽ chia sẻ kinh nghiệm về mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp nhất trong bài viết dưới đây.

Các bước lên kế hoạch tổ chức hội thảo

1. Xác định mục tiêu

Bước đầu tiên quan trọng khi lập kế hoạch tổ chức hội thảo đó là xác định được mục tiêu tổ chức. Quá trình tổ chức buổi hội thảo này các doanh nghiệp đều muốn tạo ra một chương trình riêng đặc biệt mang văn hóa hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp, muốn được nhiều người biết đến hơn. Biết được mục tiêu là để tạo ra một môi trường mang dấu ấn, mang lại cảm giác, trải nghiệm đặc biệt đến với khách tham dự

2. Lên ý tưởng nội dung tổ chức hội thảo

Sau khi xác định rõ được mục đích và chủ đề của cuộc hội thảo, bước tiếp theo bạn cần phải xây dựng nội dung, ý tưởng cụ thể, chi tiết cho buổi hội thảo này một cách chuyên nghiệp nhất mới có thể dẫn đến thành công. Với mỗi chương trình sự kiện hội thảo khác nhau thì nội dung khai thác cũng như chủ đề sử dụng cũng khác nhau. Ở bước này bạn cần phải lưu ý trong bảng kế hoạch tổ chức hội thảo của doanh nghiệp.

3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Địa điểm được chọn để diễn ra chương trình hội thảo này cần phải lưu ý về các yếu tố sau:

• Phù hợp với mục đích, nội dung chủ đề
• Đảm bảo về mặt số lượng người tham gia
• Không quá xa trung tâm
• Dễ di chuyển
• Tránh gây cản trở an toàn giao thông
• Đảm bảo an ninh trật tự

Về vấn đề thời gian diễn ra buổi hội thảo nên vào cuối tuần thứ 7 hoặc chủ nhật và tránh bị trùng với các chương trình sự kiện diễn ra khác.

4. Lên danh sách khách mời

Danh sách khách mời tham gia bao gồm khách hàng, đối tác, nhà tài trợ nên cần phải chuẩn bị kỹ càng, chuẩn bị trước sự kiện diễn ra 2 hoặc 3 hôm để tránh gây thiếu sót làm  tránh gây mất lòng khách hàng. Sau khi lên được danh sách khách mời tham dự ban tổ chức cần phải rà soát lại một lần nữa trước khi in thiệp trao tay đến khách mời, đối với khách tham dự không tiện trao thiệp thì cần phải gửi lời mời qua email hoặc tin nhắn. Để đảm bảo tất cả mọi người đều nhận được thông báo về tổ chức buổi hội thảo này.

5. Dự trù chi phí

Một bước nữa quan trọng không thể thiếu để buổi tổ chức hội thảo diễn ra thành công suôn sẻ đó là bạn cần phải có kế hoạch dự trù kinh phí một cách cụ thể chi tiết nhất để tránh phát sinh nhiều chi phí gây lãng phí. Nếu thực tế bạn so sánh thấy dự trù kinh phí bị hụt nhiều hơn điều này sẽ gây ảnh hưởng, khó khăn trong những công tác chuẩn bị tiếp theo dẫn đến sự kiện cũng sẽ bị ảnh hưởng. Thậm tệ hơn nữa là bạn phải tự bỏ tiền túi của mình ra để chi trả.

6. Lên kế hoạch dự phòng

Quá trình diễn ra buổi hội thảo sẽ không tránh khỏi những trường hợp rủi ro phát sinh không mong muốn. Vì thế việc chuẩn bị cho mình một phương án dự phòng hoàn hảo là vô cùng quan trọng. Việc chủ động chuẩn bị cho mình kế hoạch dự phòng giúp cho bạn tự chủ được trong mọi hoàn cảnh xấu và khắc phục một cách nhanh chóng tránh gây ảnh hưởng đến chương trình.

Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết thành công

LuxEvent - Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

LuxEvent tự hào đơn vị công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp uy tín hàng đầu với nhiều đúc kết từ kinh nghiệm làm việc, chúng tôi thấu hiểu rõ về mối quan tâm của khách hàng để từ đó đưa đến trải nghiệm mới lạ, hấp dẫn đến với khách hàng. Đội ngũ nhân sự trẻ trung sáng tạo mang đến những kịch bản sáng tạo, hấp dẫn mang đến sự kết hợp hài hòa đặc biệt dành riêng cho quý khách. Đến với chúng tôi các bạn còn được trải nghiệm những dịch vụ khác như:

• Kịch bản tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo, team building,... sáng tạo, thu hút
• Dịch vụ cho thuê trang thiết bị hiện đại
• Cung cấp âm thanh ánh sáng hiện đại chuyên nghiệp
• Đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo, nhiệt tình đáp ứng mọi nhu cầu khách hàng
• Cung cấp dịch vụ báo giá trọn gói nhanh chóng, tiện lợi
• Tiết kiệm chi phí cho khách hàng
• Hỗ trợ nhanh chóng 24/7

>>Nguồn: https://luxevent.net/ke-hoach-to-chuc-hoi-thao/